OwnCloud, una alternativa para PYMES

La entrada de hoy será una colaboración después de mucho tiempo. Esta vez el invitado es Rafael Hernández, excompañero de la universidad y amigo. La colaboración la escribió en castellano y la traducción para la versión en euskara corrió a mi cargo. En la entrada nos hablará sobre OwnCloud, herramienta de la que he hablado en más de una ocasión en el blog. Muchas gracias a Rafa, y para los lectores, espero que la entrada resulte tan interesante como a mí.

owncloud-logoComo todos sabemos, el almacenamiento en la nube es cada vez un servicio más y más utilizado por los usuarios. Raro es que alguien no tenga una cuenta en Dropbox, en Google Drive o en cualquiera de las opciones que en los últimos años han surgido como setas. Como no podía ser de otra manera, las opciones más populares son las gratuitas, donde la oferta de espacio de almacenamiento es muy variada, en general suficiente para un usuario estándar pero muy limitada si se pretende utilizar con fines más profesionales, como puede ser el caso de una PYME.

Poniendo como ejemplo a Dropbox, sin duda el más popular, el plan básico gratuito es de 2GB (ampliables con invitaciones…), claramente insuficiente para una empresa (para los que no lo sabían, las carpetas compartidas también ocupan espacio aunque no sean tuyas), y la siguiente opción, el plan Pro, ofrece 100GB por 10$/usuario/mes que, sin ser una cantidad muy elevada, puede resultar un desembolso importante para una empresa pequeña (al menos en España :P).

TaulaBuscando una solución alternativa a Dropbox para la empresa de un conocido, me topé con OwnCloud, un servicio de almacenamiento en la nube con 2 grandes diferencias que lo hacen único: es software libre y fácilmente instalable en tu propio servidor.

OwnCloud ofrece las mismas (o más) características que los demás servicios (incluyendo una aplicación cliente de escritorio y móvil disponible para todas las plataformas), pero con el valor añadido de disponer del espacio de almacenamiento que necesitemos, limitado a la capacidad de nuestro servidor y el espacio disponible en los dispositivos clientes, además de tener un control absoluto de la información almacenada evitando el almacenamiento en servidores externos.

Como software libre, es muy importante también el hecho de ser un proyecto muy vivo, con actualizaciones periódicas, bien documentado y con un foro para soporte técnico muy activo.

Tras varios meses de prueba, me declaro totalmente convencido con esta aplicación y es hora de compartir mis impresiones. No voy a explicar qué hace y qué no hace la aplicación, que de eso hay mucho ya, pero algunas características interesantes son:

  • Control de versiones
  • Aplicación Cliente para escritorio y dispositivos móviles.
  • Aplicación web muy intuitiva con la posibilidad de instalar plugins para ampliar su funcionalidad. Por defecto incluye un gestor de tareas, de calendarios y una libreta de contactos, pero existe una gran oferta como suites ofimáticas online, reproductores de video…
    http://apps.owncloud.com/
  • Muy configurable: control de permisos a usuarios, cuotas de espacio, grupos de usuarios…
  • Es código abierto, lo que nos permite adaptarlo a nuestras necesidades además de arreglar errores sin tener que esperar a parches o actualizaciones.

Esto último lo digo por experiencia, en la versión 5.0 un error provocaba que los clientes se re-sincronizaran constantemente y solucionarlo fue tan simple como cambiar una línea de código (la versión 6.0 incluye este cambio).

dashboardInstalarlo resultó muy sencillo, aunque recomiendo invertir cierto tiempo en diseñar bien el sistema según lo que necesitemos.

Por ejemplo, en cuanto a hardware, actualmente uso un PC un poquillo viejo (no había presupuesto para más), se trata de un Pentium IV a 3.06GHz con 2 cores, 1GB de RAM y 1TB de almacenamiento (900GB dedicados a la nube, ojo). Aunque hay suficiente para tirar, cuando se sincronizan muchos ficheros a la vez el procesador resulta especialmente limitado (mucho más que la memoria) por lo que recomiendo usar un buen procesador (con más cores sobretodo, OwnCloud usa muchos hilos en paralelo).

En cuanto a la distribución de Linux, al gusto, yo elegí Ubuntu Server pero no es la mejor ni la única opción. OwnCloud necesita un servidor web (Apache), PHP5 y MySQL (o SQLite) y la instalación es tan sencilla como descargar las fuentes y seguir la instalación guiada (de hecho también es posible instalarla usando los repositorios de Ubuntu con apt-get).

Dado que el objetivo era que la nube fuera accesible tanto en la oficina como fuera de ella, se eligió un dominio apropiado y se redireccionó a la IP del servidor (aquí o se contrata una IP estática pagando el servicio o se usan alternativas como freedns.afraid.org o noip.com) de manera que los clientes se configuran para conectarse a dicho dominio. Esto es muy recomendable ya que cualquier cambio en la IP asociada (como un cambio de localización o de proveedor de internet) resulta invisible para los clientes.

wizard_syncAdemás de otras configuraciones básicas (IP fija para el servidor, activar el acceso por https, configurar el firewall, cambiar los puertos por defecto), como añadido extra para refinar la instalación, se configuró el sistema como servidor DNS local, con el objetivo de capturar y redireccionar el tráfico local dirigido la nube (dentro de la red de la oficina) a la IP local del servidor, explotando al máximo la conexión y reduciendo la carga al modem (muchos de los clientes usaban portátiles y alternaban entre conectarse dentro y fuera de la oficina).

Una vez instalado y configurado el servidor, se instalaron los clientes y se inició la sincronización de los datos. Este fue sin duda el punto más crítico, ya que se tuvo que sincronizar varios GB en múltiples clientes, por lo que el servidor estuvo “echando humo” durante un par de días (el cuello de botella fue el procesador claramente). Tras eso, el día a día son generalmente sincronizaciones puntuales que se resuelven rápidamente.

Con todo, el resultado sin duda solucionó las necesidades de la empresa con creces y, desde el punto de vista de un friki, quedó una cosa estable y fácil de mantener, además de bonita.

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3 pensamientos en “OwnCloud, una alternativa para PYMES

  1. boyka

    Hola, te hago una consulta acerca de la recomendación de un servidor y su configuración hardware. Seria un servidor dedicado para owncloud y dar servicio de inicio a 100 usuarios, los cuales con el tiempo pueden llegar a ser 200. El sistema seria Debian Wheezy sin entorno gráfico. ¿Que maquina me recomiendas?

    Responder
    1. Rafa

      Buenas,

      Disculpa el retraso en contestar, me pillaste de vacaciones 😉
      Lo cierto es que no puedo darte una respuesta directa para tu pregunta por varias razones.
      Como señalé en el post, la experiencia que yo tengo con OwnCloud es una nube pequeña que no tendrá más de 10 usuarios, por lo que no sé muy bien cómo será el rendimiento con 100 – 200 usuarios.

      No obstante lo que sí te puedo decir es que, mucho más que el número de usuarios lo importante es el uso que estos usuarios le darán a la nube.
      Es decir, puedes tener sólo 10 usuarios pero usando la nube continuamente, por lo que el servidor estará trabajando como loco o puedes tener 100 usuarios que usen la nube puntualmente y tener el servidor la mayor parte del tiempo ocioso…
      El tener un servidor más o menos potente, va a determinar más el tiempo de resolución de las sincronizaciones, pero tener un Xeon último modelo ocioso el 90% del tiempo es una pena.

      Otro aspecto importante a tener en cuenta es si el servidor estará enteramente dedicado a la nube o incluirá otros servicios (servidor web, etc.). Si montas un servidor “con lo justo”, cuando haya mucha carga de trabajo con la nube, afectará seguramente al rendimiento de los otros servicios.

      Por mi experiencia en los últimos meses, con 10 usuarios “exigentes”, tenía un Pentium IV (3.06GHz con 2 cores, 1GB de RAM) y funcionaba perfectamente, quizá algo limitado de RAM. Sin embargo, recientemente incluí nuevos servicios en el servidor, por lo que cambié a una nueva máquina con un Intel Core2 Quad CPU (4 cores. 2.40GHz) y 4GB RAM. Además de ofrecer más recursos para los otros servicios, en el caso de OwnCloud he notado que se han reducido considerablemente los tiempos de sincronización.

      Como ves, no te puedo dar una respuesta directa, además hay otras cuestiones que necesitaría saber (presupuesto? será una máquina “montada por ti” o hablamos de alquilar un servidor dedicado?), aunque creo que con un procesador “reciente” (i7 o un Xeon) y 8-16GB RAM tendrías suficiente (o no, depende de tus usuarios…). En cuanto a espacio de almacenamiento, ahí de nuevo depende del uso que la vayas a dar.

      De todas formas, he encontrado un artículo muy interesante en la documentación de OwnCloud analizando los requisitos para nubes de miles de usuarios, quizá pueda darte una idea.
      https://owncloud.com/wp-content/uploads/2013/07/owncloud-hardware-sizing.pdf

      Espero haberte ayudado algo, saludetes y gracias por leer el post.

      Responder
  2. Charles

    Buenas, me gustaría saber cómo configuraste el sistema como servidor DNS local. Cuando intento acceder desde la red local con la ip externa, nunca llega la petición. Un saludo y gracias!

    Responder

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